Chuyển tới nội dung chính

Biên bản hoàn hàng hỗ trợ xác nhận vận đơn chuyển hoàn từ nhà vận chuyển

Tính năng Biên bản hoàn hàng cho phép bạn tạo biên bản và nhập kho các sản phẩm hoàn về cho nhiều vận đơn cùng lúc, giúp:

  • Tiết kiệm thời gian xử lý
  • Hạn chế sai sót khi đối soát với nhà vận chuyển
  • Có căn cứ rõ ràng nếu phát sinh khiếu nại

Quy trình hoàn hàng tổng quát​

  1. Đơn hàng giao không thành công (không liên lạc được khách, khách bom hàng, giao sai sản phẩm…)
  2. Shipper hoàn hàng về cửa hàng
  3. Bạn lập biên bản hoàn hàng để ghi nhận tình trạng sản phẩm
  4. In biên bản, shipper và cửa hàng ký xác nhận
  5. Dùng biên bản làm cơ sở đối chiếu khi có vấn đề phát sinh

Nội dung bài viết​

Hướng dẫn tạo biên bản hoàn hàng​

Sau khi bạn đã nhận đủ số kiện hàng shipper hoàn về, hãy thực hiện tạo biên bản:

Bước 1: Truy cập chức năng​

  • Vào Trang quản trị → Vận chuyển → Biên bản hoàn hàng
  • Chọn Tạo biên bản

Bước 2: Nhập thông tin vận đơn​

  • Nhập mã vận đơn hoặc quét mã Barcode từ đơn vị vận chuyển

ghi chú
  • Mã vận đơn là mã do đơn vị vận chuyển cung cấp khi tạo đơn giao hàng
  • Nếu chọn Nhà vận chuyển Khác, mã vận đơn không tự sinh và cần nhập thủ công
  • Không thể tạo biên bản cho vận đơn có trạng thái: Huỷ giao hàng, Lỗi giao hàng, Đang xử lý

Bước 3: Chọn kho nhận hàng​

Bước 4: Cập nhật tình trạng nhận hàng theo sản phẩm​

  • Chọn trạng thái:
    • Đã nhận hàng
    • Mất hàng
  • Cập nhật số lượng thực nhận

Nếu một vận đơn có nhiều sản phẩm với trạng thái khác nhau, bạn có thể:

  • Điều chỉnh lại số lượng
  • Chọn Thêm dòng để ghi nhận trạng thái cho phần còn lại

Bước 5: Cập nhật tình trạng hàng hoàn của vận đơn​

  • Chọn:
    • Nguyên vẹn
    • Hư hỏng
  • Nếu có sản phẩm hư hỏng hoặc thất lạc, dùng Thêm dòng để cập nhật chính xác

Với sản phẩm không được hoàn về, bạn có thể xóa khỏi danh sách nhận.

Bước 6: Bổ sung thông tin biên bản​

  • Thêm ghi chú
  • Gắn nhãn
  • Thêm hình ảnh (tối đa 2 hình)

Bước 7: Tạo biên bản​

  • Chọn:
    • Tạo biên bản chính thức
    • Lưu biên bản nháp

ghi chú

Sau khi tạo biên bản, không thể chỉnh sửa thông tin vận đơn. Chỉ được chỉnh sửa Ghi chú, Nhãn và Hình ảnh.

In biên bản hoàn hàng​

Sau khi tạo biên bản, bạn nên in và ký xác nhận với shipper để đảm bảo minh bạch.

Cách in biên bản​

  1. Vào Vận chuyển → Biên bản hoàn hàng
  2. Chọn biên bản cần in → In biên bản
  3. Thiết lập khổ in → chọn Print

Nhập kho các sản phẩm trong biên bản hoàn hàng​

Nhập kho giúp cập nhật lại tồn kho cho các sản phẩm hoàn về.

ghi chú

Nhân viên cần được phân quyền thì mới thực hiện được thao tác nhập kho.

Các bước nhập kho​

  1. Chọn biên bản có trạng thái Chưa nhập kho
  2. Trong chi tiết biên bản, chọn Nhập kho
  3. Chọn Kho nhập hàng

  • Mặc định:
    • Nhập kho các sản phẩm Nguyên vẹn
  • Với sản phẩm Hư hỏng:
    • Bạn có thể chọn nhập kho hoặc không

ghi chú
  • Sản phẩm đã nhập kho tại Đơn hàng sẽ không thể nhập lại trong Biên bản
  • Hệ thống sẽ yêu cầu bạn loại bỏ sản phẩm không đủ điều kiện để tiếp tục nhập kho

Lưu ý thêm:

  • Không nhập kho cho sản phẩm Mất hàng
  • Có thể nhập kho sau cho sản phẩm Hư hỏng

Lọc và tìm kiếm biên bản hoàn hàng​

Bạn có thể lọc biên bản theo nhiều điều kiện:

  • Trạng thái nhận hàng (Nháp / Đã nhận hàng)
  • Nhãn (Tag)
  • Người tạo
  • Ngày tạo
  • Ngày nhận hàng
  • Người nhận hàng
  • Trạng thái nhập kho
  • Nhân viên nhập kho

Sau khi lọc, bạn có thể Lưu bộ lọc để dùng lại sau.

Ngoài ra, bạn có thể tìm nhanh theo mã biên bản hoàn hàng.

Hướng dẫn phân quyền tài khoản tạo biên bản hoàn hàng​

Để nhân viên sử dụng được tính năng này, bạn cần phân quyền:

1. Quyền quản lý biên bản hoàn hàng​

  • Không có quyền: Không thấy menu
  • Chỉ đọc: Chỉ xem và lưu bộ lọc
  • Đọc & ghi: Tạo, cập nhật biên bản

2. Quyền dữ liệu biên bản hoàn hàng​

  • Tất cả
    • Nhập kho và xem biên bản ở tất cả kho
  • Chỉ định
    • Chỉ thao tác trên kho được phân công

ghi chú

Chỉ chủ tài khoản hoặc tài khoản toàn quyền mới có thể cập nhật phân quyền.

Một số câu hỏi thường gặp​

1. Có thể hoàn trả nhiều lần trên một biên bản không?​

❌ Không. Mỗi biên bản chỉ ghi nhận một lần hoàn trả và không thể thêm/bớt sản phẩm sau khi tạo thành công.

2. Tạo biên bản hoàn hàng có làm thay đổi tồn kho ngay không?​

❌ Không. Biên bản chỉ ghi nhận thông tin hoàn hàng. Tồn kho chỉ thay đổi khi bạn thực hiện Nhập kho.