Sổ quỹ quản lý thu chi
Sổ quỹ giúp bạn theo dõi toàn bộ thu – chi của cửa hàng, bao gồm tiền thu khách hàng, tiền chi cho nhà cung cấp và các khoản thu/chi khác như thuê mặt bằng, điện nước…
Mỗi phiếu thu/chi được tạo trong quá trình bán hàng, nhập hàng hoặc thao tác tài chính đều sẽ đính kèm chứng từ để bạn dễ dàng kiểm tra nguồn gốc.
Khi tạo phiếu thu/chi, bạn cũng có thể thêm lý do thu chi mới và đối tượng nộp/nhận để phù hợp thực tế kinh doanh.
Với những khoản thu/chi bên ngoài (không liên quan đơn hàng), bạn có thể chọn đưa vào báo cáo kết quả kinh doanh như thu nhập khác hoặc chi phí khác.
MỤC LỤC
- Tổng quan về sổ quỹ
- Tạo phiếu thu
- Tạo phiếu chi
- Phiếu thu/chi được tạo tự động
- Tìm kiếm và lọc phiếu thu chi
- Điều kiện kích hoạt & logic xử lý (phiếu đối ứng tự sinh)
Tổng quan về sổ quỹ
Trên giao diện Sổ quỹ, bạn có thể xem tổng tiền theo từng nguồn như tiền mặt, ngân hàng, cổng thanh toán. Chọn khoảng thời gian để biết được:
- Số tiền đầu kỳ
- Các khoản thu
- Các khoản chi
- Số dư hiện tại
Nếu bạn tạo sai phiếu thu/chi, hãy tạo một phiếu ngược lại để cân bằng số liệu. Hệ thống chưa hỗ trợ xoá phiếu.
Tạo phiếu thu
Bước 1: Vào Sổ quỹ → Tạo phiếu thu Bước 2: Chọn nguồn tiền thu Bước 3: Chọn Lý do thu hoặc tạo mới Bước 4: Chọn đối tượng nộp tiền → tạo mới nếu không có sẵn Bước 5: Nhập số tiền Bước 6: Chọn Ghi nhận công nợ nếu muốn trừ/giảm công nợ của đối tượng Bước 7: Nếu khoản thu là thu nhập bên ngoài, bật Ghi nhận vào báo cáo kết quả kinh doanh
Tạo phiếu chi
Bước 1: Vào Sổ quỹ → Tạo phiếu chi Bước 2: Chọn nguồn tiền chi Bước 3: Chọn Lý do chi hoặc tạo mới Bước 4: Chọn đối tượng nhận tiền → tạo mới nếu cần Bước 5: Nhập số tiền Bước 6: Bật Ghi nhận công nợ nếu muốn giảm công nợ nhà cung cấp Bước 7: Chọn Ghi nhận vào báo cáo kết quả kinh doanh nếu khoản chi là chi phí khác
Phiếu thu/chi được tạo tự động
Một số thao tác trong vận hành sẽ tự sinh phiếu thu/chi mà bạn không cần tạo thủ công:
| Tính năng | Thao tác | Loại phiếu | Lý do |
|---|---|---|---|
| Nhập hàng | Thanh toán cho NCC | Phiếu chi | Chi tiền trả NCC |
| Thanh toán chi phí nhập khác | Thanh toán chi phí nhập khác | Phiếu chi | Chi tiền trả phí nhập khác |
| Trả hàng nhập | Thu của NCC | Phiếu thu | Thu tiền NCC hoàn trả |
| Thanh toán chi phí trả hàng | Thanh toán chi phí trả hàng | Phiếu chi | Chi tiền trả phí trả hàng |
| Đơn hàng được thanh toán trước hoặc đơn POS | Thu tiền của khách | Phiếu thu | Thu tiền khách trả |
| Đơn hàng COD khác | Hoàn trả tiền cho khách | Phiếu chi | Chi tiền trả khách |
| Giao hàng (nhận COD) | Nhận tiền COD của NVC – xem Đối soát vận đơn và thanh toán nhà vận chuyển | Phiếu thu | Thu tiền NVC |
| Giao hàng (trả phí vận chuyển) | Trả phí giao hàng cho NVC – xem Đối soát vận đơn và thanh toán nhà vận chuyển | Phiếu chi | Chi tiền trả phí vận chuyển cho NVC |
Điều kiện kích hoạt & logic xử lý
Đây là phần bổ sung quan trọng giúp bạn hiểu khi nào hệ thống tự sinh phiếu đối ứng và cách hệ thống xác định kho & tài khoản nhận – chi.
1. Điều kiện kích hoạt
Hệ thống chỉ tự sinh phiếu khi:
- Bạn tạo phiếu gốc (phiếu Thu hoặc phiếu Chi)
- Lý do thu/chi thuộc các nhóm:
- Chuyển/Rút
- Luân chuyển tiền mặt
Khi thỏa điều kiện → hệ thống sinh phiếu đối ứng ở quỹ còn lại.
2. Logic xử lý phiếu đối ứng
a. Trường hợp Chuyển/Rút
- Hệ thống dựa vào nguồn tiền đích để xác định kho tạo phiếu đối ứng:
| Nguồn tiền đích | Kho tạo phiếu đối ứng |
|---|---|
| Ngân hàng | Kho tạo phiếu đối ứng = kho tạo của phiếu gốc |
| Tiền mặt | Kho tạo phiếu đối ứng = kho của nguồn tiền mặt được chọn |
- Tài khoản nhận/chi của phiếu đối ứng = ngược lại với phiếu gốc (Ví dụ: phiếu gốc là tài khoản chi → phiếu đối ứng là tài khoản nhận)
b. Trường hợp Luân chuyển tiền mặt
| Dữ liệu | Phiếu gốc | Phiếu đối ứng |
|---|---|---|
| Kho tạo phiếu | Kho tạo ban đầu | = Kho nhận/chi của phiếu gốc |
| Kho nhận/chi | Kho nhận/chi | = Kho tạo của phiếu gốc |
Quy định phân quyền
Với Luân chuyển tiền mặt và Chuyển/Rút:
- Khi chọn nguồn tiền mặt nộp/nhận, hệ thống chỉ hiển thị các kho mà tài khoản của bạn có quyền tạo Sổ quỹ.
- Giúp đảm bảo tính chính xác và giới hạn thao tác đúng phân quyền.
Tìm kiếm và lọc phiếu thu chi
Bạn có thể tìm kiếm phiếu bằng mã phiếu hoặc mã tham chiếu. Bộ lọc hỗ trợ nhiều điều kiện:
| Điều kiện lọc | Giá trị điều kiện |
|---|---|
| Chi nhánh nộp/nhận tiền (áp dụng cho Luân chuyển tiền nội bộ) | - |
| Chi nhánh tạo | - |
| Đối tượng nộp/nhận “Khác” | - |
| Được tag với (lọc theo nhãn) | - |
| Giá trị thu/chi | Bằng / Khác / Nhỏ hơn / Lớn hơn |
| Khách hàng | - |
| Loại phiếu | Phiếu thu / Phiếu chi |
| Lý do chi | Là / Không là |
| Lý do thu | Là / Không là |
| Nhà cung cấp | - |
| Nhà vận chuyển | - |
| Nhân viên tạo | - |
| Tài khoản nộp/nhận tiền | - |