Chuyển tới nội dung chính

Hiểu về tồn kho

Khi bạn bắt đầu kinh doanh – dù là bán online, bán tại cửa hàng hay bán qua mạng xã hội – thì hàng hóa chính là yếu tố cốt lõi giúp hoạt động mua bán diễn ra suôn sẻ.

Để sản phẩm có thể đến đúng tay khách hàng, bạn cần quản lý tồn kho rõ ràng và chính xác. Nếu không kiểm soát tốt, cửa hàng rất dễ gặp các tình huống như:

  • Sản phẩm đã hết hàng nhưng vẫn nhận đơn
  • Hệ thống báo hết hàng nhưng thực tế vẫn còn
  • Khách đặt 3 nhưng chỉ giao được 2
  • Không biết nên xuất hàng từ kho nào

👉 Vì vậy, hiểu và quản lý đúng tồn kho là bước bắt buộc để vận hành cửa hàng hiệu quả.

Nội dung bài viết​

Tại sao cần quản lý tồn kho?​

Quản lý tồn kho mang lại rất nhiều lợi ích thực tế cho cửa hàng:

  • Giúp khách hàng biết sản phẩm còn hay đã hết hàng
  • Theo dõi số lượng tồn kho thực tế
  • Phát hiện và xử lý chênh lệch tồn kho
  • Chọn đúng kho xuất hàng (khi có nhiều kho)
  • Kiểm soát hoạt động nhập hàng – mua hàng
  • Tạo và theo dõi phiếu điều chuyển kho
  • Chủ động xử lý sản phẩm sắp hết hàng:
    • Cảnh báo tồn kho
    • Cho phép đặt hàng trước

💡 Hệ thống quản lý tồn kho hoạt động dựa trên SKU. Nếu sản phẩm có nhiều biến thể (màu sắc, size…), tồn kho sẽ được quản lý theo từng biến thể.

Giới thiệu các chế độ tồn kho trên Haravan​

Haravan hiện hỗ trợ 2 chế độ quản lý tồn kho:

1. Quản lý tồn kho cơ bản​

  • Phù hợp với:
    • Cửa hàng nhỏ
    • Ít sản phẩm
    • Ít kho
  • Chỉ có thao tác:
    • Tăng / giảm tồn kho thủ công
  • Hỗ trợ:
    • Giá vốn cố định

2. Quản lý tồn kho nâng cao​

  • Phù hợp với:
    • Cửa hàng có nhiều kho
    • Quy trình nhập – xuất – điều chuyển rõ ràng
  • Hỗ trợ:
    • Giá vốn cố định
    • Giá vốn bình quân gia quyền
  • Có đầy đủ nghiệp vụ kho:
    • Chi tiết tồn kho
    • Đặt hàng
    • Nhập hàng
    • Trả hàng nhập
    • Nhà cung cấp
    • Kiểm kho
    • Điều chuyển
    • Lịch sử

So sánh giao diện và tính năng hai chế độ tồn kho​

Nội dungTồn kho cơ bảnTồn kho nâng cao
Vị trí menuNằm trong menu Sản phẩmCó menu riêng Quản lý tồn kho
Số lượng tính năngÍt, gộp chung8 tính năng riêng biệt
Cách thao tácThay đổi tồn kho trực tiếpMọi thay đổi phải tạo phiếu
Lịch sử thao tácKhông chi tiếtCó lưu lịch sử đầy đủ
Phù hợp vớiKho nhỏ, đơn giảnNhiều kho, cần kiểm soát chặt

So sánh các thông số tồn kho​

Tồn kho cơ bản​

  • Chỉ hiển thị 1 chỉ số:
    • Tồn: số lượng có thể bán của sản phẩm/biến thể

Tồn kho nâng cao​

Hiển thị đầy đủ 4 chỉ số:

  1. Tồn (Onhand Quantity)

    • Tổng số hàng đang có trong kho
    • Bao gồm cả hàng đang giữ cho đơn hàng hoặc điều chuyển

  2. Đặt hàng (Committed Quantity) Bao gồm:

    • Sản phẩm đã nằm trong đơn hàng chưa hoàn tất
    • Sản phẩm đã tạo phiếu điều chuyển nhưng chưa xuất kho

  3. Chờ nhập (Incoming Quantity) Bao gồm:

    • Hàng đã đặt từ nhà cung cấp nhưng chưa nhập
    • Hàng đang điều chuyển từ kho khác nhưng chưa nhận

  4. Khả dụng (Available Quantity)

    • Là số lượng có thể bán ngay
    • Công thức: Khả dụng = Tồn – Đặt hàng

Điều kiện để sản phẩm được quản lý tồn kho​

Để một sản phẩm hoặc biến thể được hệ thống quản lý tồn kho, bạn cần:

  • Bật tùy chọn “Có quản lý tồn kho” khi:
    • Thêm mới sản phẩm
    • Hoặc chỉnh sửa sản phẩm

Bạn cũng có thể bật tùy chọn này ngay trong trang chi tiết sản phẩm.

ghi chú

Để bỏ chọn “Có quản lý tồn kho”, hệ thống yêu cầu tồn kho phải bằng 0

👉 Hiểu đúng và chọn chế độ tồn kho phù hợp sẽ giúp bạn:

  • Tránh sai sót khi bán hàng
  • Kiểm soát kho tốt hơn
  • Vận hành cửa hàng ổn định và chuyên nghiệp