Hướng dẫn cài đặt email doanh nghiệp

Email doanh nghiệp (hay còn gọi là mail theo tên miền của web) là một dịch vụ mail server mà chủ sở hữu tên miền được sử dụng khi đăng ký và sở hữu tên miền. Email doanh nghiệp giúp bạn tăng thiện cảm cho Khách mua hàng cũng như tạo tính chuyên nghiệp cho doanh nghiệp.

Email doanh nghiệp bao gồm hai thành tố chính: tên tài khoản và đuôi tên miền.

Để sử dụng được mail doanh nghiệp, bạn cần cài đặt 2 bản ghi gồm:

• Bản ghi MX
• Bản ghi TXT

Tùy thuộc vào gói dịch vụ bạn đang sử dụng mà bạn có thể được kích hoạt 5 hoặc 15 hoặc 25 user mail.

Dung lượng tối đa mà bạn có thể sử dụng là 1 GB (1024 MB).

Lưu ý: Email doanh nghiệp chỉ dùng được khi bạn đã kết nối tên miền của email vào admin Haravan của bạn.

Nội dung bài viết

• Bản ghi MX
• Bản ghi TXT
• Kết quả trỏ / thêm bản ghi cho mail doanh nghiệp
• Sử dụng hộp thư email doanh nghiệp trong Roundcube Webmail

Bản ghi MX

Bản ghi MX (Mail Exchange) là bản ghi chính gửi trực tiếp email cho một tên miền. Bản ghi này hoạt động kết hợp với bản ghi địa chỉ (A records) và bản ghi tên máy chủ (NS records) hướng các email nhận được cho một tên miền đến các máy chủ thư thích hợp.

Bản ghi MX được sử dụng để trỏ cho email doanh nghiệp.

Bản ghi MX bao gồm ba giá trị:

1. Record Type: MX
2. Host Record: @*
3. Record Value: mailv2.haravan.vn

Ghi chú:

• Có thể trỏ nhiều máy chủ về một tên miền email doanh nghiệp thông qua các bản ghi MX.
• Các máy chủ mail server xác định và phân định các máy chủ mail server thông qua một giá trị ưu tiên Priority.
• Giá trị ưu tiên càng nhỏ thì mức ưu tiên càng cao.

Bản ghi TXT

Bản ghi TXT (Short For Text), còn được gọi là bản ghi SPF (Sender Policy Framework), hay là bản ghi văn bản.

Với bản ghi TXT, máy chủ tiếp nhận email sẽ kiểm tra IP của máy chủ thư gửi và IP của máy chủ đã đăng ký bản ghi TXT.

Nếu Khách hàng có nhiều máy chủ thư nên liệt kê tất cả trong bản ghi TXT giúp đảm bảo thư đến được chính xác và đầy đủ, bên cạnh việc giúp chống spam và giả mạo email.

Để khai báo bản ghi TXT khi trỏ email doanh nghiệp, Nhà bán hàng cần nhập ba giá trị:

1. Record Type: TXT
2. Host Record: @
3. Record Value: "v=spf1 a mx include:cpanel.haravan.vn ~all"

Cảnh báo:

Cú pháp Record Value của bản ghi TXT có thể có sự khác biệt tùy thuộc vào nhà cung cấp tên miền.

Nếu Nhà bán hàng không chắc chắn về điều này, vui lòng liên hệ bên cung cấp dịch vụ email doanh nghiệp để được hỗ trợ.

Kết quả trỏ / thêm bản ghi cho mail doanh nghiệp

Quy trình sẽ theo các bước sau:

1. Đăng nhập vào trang quản lý tên miền của nhà cung cấp.
2. Tìm phần Quản lý DNS.
3. Nhà bán hàng thêm bản ghi (record) mới với nội dung sau:

Hoặc bạn hãy chụp hình kết quả lại và yêu gửi giá trị bản ghi rồi yêu cầu nhà cung cấp tên miền làm giúp.

	Host Record	Record Type	Record Value
Bản ghi 1	@	MX	mailv2.haravan.vn
Bản ghi 2	@	TXT	"v=spf1 a mx include:cpanel.haravan.vn ~all"

4. Lưu thao tác.

Ghi chú:

Trong hầu hết các trường hợp, Nhà bán hàng còn cần khai báo giá trị ưu tiên. Lúc đó, 10 chính là giá trị Haravan khuyến cáo mà Nhà bán hàng nên sử dụng.

Cảnh báo:

Đối với nhà cung cấp tên miền Go Daddy, cú pháp cho bản ghi TXT phải là:

	Host Record	Record Type	Record Value
Bản ghi 1	@	MX	mailv2.haravan.vn
Bản ghi 2	@	TXT	"v=spf1 include:spf.protection.outlook.com include:cpanel.haravan.vn a:li1752-149.members.linode.com -all"

Sử dụng hộp thư email doanh nghiệp trong Roundcube Webmail

Hộp thư email doanh nghiệp (Webmail) chính là nơi Nhà bán hàng thao tác với các email được gửi đi hay nhận về với địa chỉ email doanh nghiệp.

Phần này sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng cơ bản với Roundcube

Đăng nhập vào hộp thư Roundcube Webmail

• Link đăng nhập: https://roundcube.haravan.vn/
• Tài khoản là địa chỉ mail
• Password là mật khẩu của địa chỉ mail

Hộp thư đến và Hộp thư đi

Sau khi đăng nhập vào hộp thư Roundcube Webmail, Nhà bán hàng truy cập được hộp thư.

Tại đây, Nhà bán hàng xem được các email được nhận trong Inbox (Hộp thư đến) và xem lại các thư gửi đi trong Sent (Đã gửi).

Tạo chữ ký cho email doanh nghiệp

Chữ ký trong email giúp doanh nghiệp đánh dấu, tạo điểm nhấn cũng như xây dựng sự chuyên nghiệp cho các email gửi đi.

Trong Roundcube Webmail, Nhà bán hàng có thể tạo chữ ký cho email doanh nghiệp theo các bước sau:

1. Trong Roundcube Webmail, vào Settings (Thiết lập cấu hình) > Identities (Các nhận diện).

2. Chọn địa chỉ mail của bạn tại màn hình Identities (Các nhận diện)

3. Tạo chữ ký của bạn tại phần Chữ ký và chon save

   

Nếu bạn muốn tùy chỉnh chữ ký cho mail doanh nghiệp của => hãy nhấn vào nút mã HTML như hình dưới. Tại đây bạn có thể:

• Định dạng văn bản: in đậm, in nghiêng, gạch chân
• Căn lề văn bản: trái, giữa, phải hoặc căn đều hai bên
• Thiết lập font chữ và cỡ chữ
• Tùy chỉnh màu chữ và màu nền (highlight)
• Chèn ký tự đặc biệt
• Chèn đường kẻ ngang
• Chèn hoặc gỡ liên kết
• Chèn hình ảnh
• Chuyển sang chế độ HTML / Code view

Câu hỏi thường gặp

1. Vì sao tôi không thấy mail trong hộp thư đến của Roundcube ?

Vì có thể bạn đã tích hợp tài khoản mail này vào ứng dụng mail khác (như outlook hoặc Gmail) nên khi có thư tới thì Roundcube sẽ tự chuyển qua ứng dụng mail mà bạn đã chỉ định.

2. Tôi có thể mua thêm dung lượng cho mail hoặc số lượng mail được không?

Hiện tại, số lượng mail và dung lượng sẽ được cố định theo từng gói dịch vụ, Haravan chưa hỗ trợ mở rộng hoặc mua thêm riêng lẻ. Trong trường hợp bạn có nhu cầu gửi số lượng lớn, bạn có thể cân nhắc kết hợp thêm các dịch vụ mail marketing từ bên thứ ba để tối ưu hơn.